Predstavujeme Vám komplexné prepojenie systému DMS-CZ/SK s ekonomickým systémom Pohoda SQL/E1

Čo prináša?

  • Automatické zaúčtovanie v takmer reálnom čase
  • Okamžitý prehľad
  • Zjednotenie databázy zákazníkov
  • Zníženie nákladov

Hlavné funkcie

  • Import dokladov z modulov SERVIS, NV a OV
  • Import skladových pohybov ND, NV, OV
  • Import faktúr od VW FS
  • Import faktúr od ŠAS
  • Zaúčtovanie spotreby skladu
  • Podrobná evidencia vykonaných importov
  • Import zálohových faktúr s previazaním na vystavené faktúry, kde sú odrátané
  • automatická možnosť importu dokladov a skladových pohybov okamžite po ich vystavení
  • Export súboru obratu účtov a stredísk pre výkazy BMO
  • Synchronizácia dát zákazníkov v adresári Pohody
  • Zasielanie požiadavky na zlúčenie databázy zákazníkov do DMS
  • Kontrola zapísaných dokladov voči DMS
  • Možnosť skontrolovať saldo zákazníka priamo v DMS
  • Podrobné predkontovanie položiek faktúr podľa 24 vlastností každej položky
  • Individuálne úpravy podľa požiadaviek klienta
  • Generovanie hotovostných dokladov v pokladni vrátane úhrad prenesených dokladov
  • Dopĺňanie členenia pre kontrolný výkaz DPH
  • Kontrola IČ DPH zákazníkov voči databáze VIES
  • Viac informácií o pohyboch na skladoch (číslo dodacieho listu,….)
  • Údaje o zákazníkoch doplnené o telefónne čísla, mailové adresy
  • Do budúcna preferované účtovné rozhranie systému DMS
  • On-line rozhranie je postavené na koncernovej platforme BTAC
  • Zasielanie prehľadu zapísaných dokladov na e-mail

Dávkový prenos versus online prenos dat

DMS-CZ/SK nie je jediným dôležitým systémom vo firme. Dôležitým systémom je taktiež účtovníctvo, systém pre riadenie firmy (ERP), kontrolingové nástroje alebo systémy pre riadenie vzťahov so zákazníkmi (CRM). Pre tieto systémy sú dáta uložené v DMS doslova životodárnou tekutinou, ktorú je k nim potrebné dopraviť. Za týmto účelom vzniklo štandardizované dátové rozhranie, ktoré zabezpečuje komunikáciu medzi DMS a ďalšími systémami.

Online rozhranie je postavené na štandardizovanej koncernovej platforme BTAC. Hlavnou výhodou tohto riešenia, oproti terajšiemu oveľa viac rozšírenému dávkovému rozhraniu, je schopnosť obojsmernej komunikácie medzi DMS-CZ / SK a ERP v reálnom čase (on-line). Komunikácia prebieha na pozadí v závislosti na činnosti vykonávanej užívateľom pri obsluhe systému DMS-CZ / SK.

Od roku 2014 na Slovensku a v priebehu krátkej doby aj pre Českú Republiku bude možnosť prepojenia cez online rozhranie medzi DMS-CZ/SK a ERP  Stormware Pohoda. Dávkové rozhranie je oproti tomu len jednosmerné a prenos informácií do ERP je možný len na základe exportu vyvolaného užívateľom (uzávierkou), poprípade plánovačom udalostí DMS-CZ / SK.

Jedinou nevýhodou on-line rozhraní oproti dávkové komunikaci je pak vyšší náročnost na jeho implementaci na strane ERP

Dáta z DMS ako základ pre prehľad o kondícii Vášho biznisu

Na aké otázky je možné nájsť vo Vašom ERP systéme vďaka on-line prenosu odpovede?
  • Aké výkony jednotlivých pracovníkov boly fakturované a v akej hodnote po odčítaní storien a dobropisov?
  • Aké obraty urobili vybraní klienti s členením na prevádzky?
  • Ktorá prevádzka vyfakturovala nejviac servisných alebo predajných zákaziek a ktorý pracovník tieto faktúry nejčastejšie vydával?
  • Aký priemerný zisk dosahujeme na jednom predanom vozidle ŠKODA Octavia Combi?
  • Aký zisk sme dosiahli na servisných zákazkách pre FLEET zákazníkov v novembri v porovnaní s rovnakým mesiacom minulého roku?
  • Aký bol vývoj hodnoty skladu po jednotlivých mesiacoch roku?
  • Aký obrat sme mali na lakovni alebo na umývacej linke?
Otázok a prípadov využitia je samozrejme viacero:
  • Určite Vás napadnú daľšie možnosti po zhliadnutí niekoľkých vybraných príkladov prenášaných dát, ktoré uvádzame v tabulke nižšie.
  • Ďaľší rozmer prináša fakt, že niektoré hodnoty si môžete vo svojom DMS slobodne rozširovať, pretože sú vo forme upraviteľných číselníkov, napríklad nákladové stredisko alebo interný druh.
  • Na koniec sú tu dáta a funkcie, ktoré poskytuje Váš ERP a CRM systém.
  • Kombináciou všetkých týchto možností dostáva majiteľ servisu, prevadzkový riaditeľ a prípadne ďaľší manažér úplný prehľad o biznise firmy a stavu kľúčových ukazateľov jej zdravia.
Obrázok7

Ako to celé funguje v praxi?

Príklady prenášaných dát pomocou online rozhrania

Dáta o vystavených daňových dokladoch Identifikácia prevádzky, na ktorej bol doklad vystavený.
Typ dokladu—Bežný daňový doklad úplný alebo skrátený, Interný daňový doklad, Prvý daňový doklad – zdanenej zálohy, Záloha, Storno, Dobropis, Zvláštný druh dokladu, Dodatočné daňové plnenie vzťahujúce sa  predchádzajúcemu daňovému plneniu.
Číslo dokladu vrátane prefixu rozlišujúceho: Číslo zákazníckej objednávky (Dielňa) alebo číslo koncernovej objednávky (NV) – Číslo „komisie“, tj. číslo koncernového obchodného prípadu,  alebo číslo interného obchodného prípadu (OV).
Číslo pôvodného dobropisovaného, stornovaného alebo zálohového dokladu.
Dátum zahájenia obchodného prípadu, fakturácia, splatnosti a plnenie.
Identifikácia typu vozidla (kód a popis), jeho farby (kód a popis), číslo TP, EČV.
Interný druh—klasifikácia interných nákladov podľa konvencie zavedenej užívateľom.
Zpôsob platby: Hotovostná platba, Bankovým prevodom, Kreditnou kartou, Poštovou poukážkou, Interná platba / prevod.
Identifikácie a adresa príjemcu faktúry v platnom stave v okamihu fakturácie.
Typ zakázky: Bežná zákazka, Interná zákazka, Garančná zákazka, Kulančná zákazka, Dopyt, Predaj nového vozidla, Predaj jazdeného vozidla a Prenos.
Informácia o uhradenej čiastke, dani a poskytnutých zľavách.
Položka faktúry—jedinečná identifikácia,  typ (Náhradný diel, práca, nové vozidlo, jazdené vozidlo, lak, drobný materiál atď.), číslo skladu, prevádzka ku ktorej náklad/výnos prináleží, nákladové středisko.
Dáta o pohyboch na skladoch Identifikácia komodity
Typ komodity (Náhradný diel, Nové vozidlo, Jazdené vozidlo)
Identifikácia a adresa dodávateľa.
Identifikácia obchodného prípadu v systéme DMS-CZ, ku ktorému sa vzťahuje daný pohybový doklad – využija sa iba u pohybových dokladov v dielenskom module (náhradné diely)
Označenie skladu, prevádzky a nákladového strediska.
Tvorca dokladu a označenie terminálu.
Cena komodity