Nástroje na tímovú spoluprácu

So službami Office 365 je podnikanie jednoduchšie. Získajte všetko, čo potrebujete na plnenie pracovných úloh kedykoľvek a kdekoľvek.

Funkcionality:

  • Nainštalované úplné verzie aplikácií balíka Office Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher a OneNote
  • Office v tabletoch a telefónochpredstavuje úplnú verziu na používanie balíka Office v tabletoch a telefónoch
  • Online verzie balíka Office vrátane Wordu, Excelu a PowerPointu
  • Ukladanie a zdieľanie súborov s ukladacím priestorom 1 TB na používateľa
  • Podnikový e-mail vrátane kalendára a kontaktov s kapacitou priečinka doručenej pošty 50 GB
  • Neobmedzené online schôdze, okamžité správy a videokonferencie v rozlíšení HD.
  • Vrátane aplikácie Lync
  • Podniková sociálna sieť na zabezpečenie spolupráce zamestnancov rôznych oddelení na rôznych miestach s použitím rôznych podnikových aplikácií

 Odpútajte sa od pracovného stola

Stále panuje mylný názor, že zamestnanci podávajú najvyššie výkony vtedy, ak sedia za stolom v kancelárii v priestoroch firmy. Predstavu, že zamestnanec musí každý deň usadať za rovnaký kus nábytku, začali spochybňovať už stovky miliónov firiem a zamestnancov vo svete. Tí sa o výhodách práce na diaľku presvedčili na vlastnej koži.

Štúdie potvrdzujú, že ľudia pracujúci na diaľku sú zvyčajne produktívnejší než tí, ktorí pracujú starým zaužívaným spôsobom. Dokonca pracujú viac hodín, pretože nestrácajú čas cestovaním do práce. Ak teda riadite virtuálny tím pracovníkov, nemajte žiadne obavy o ich produktivitu (pokiaľ vás evidentné signály nepresvedčia o opaku). Svoju pozornosť skôr upriamte na to, aby sa neprepracovali a boli dostatočne ohodnotení.

BusAny_Think

Nezabudnite, že pre zamestnancov, ktorí nie sú v priestoroch firmy, je zvyčajne ťažšie oddeliť pracovný život od toho súkromného. Tiež je väčšia pravdepodobnosť, že napriek vysokej produktivite nebudú povýšení. Keďže práca na diaľku sa vo svete rozširuje závratným tempom, náš pohľad na ňu sa v nadchádzajúcich rokoch môže od základov zmeniť. Tu je niekoľko tipov pre úspešnú prácu na diaľku:

Zabezpečenie údajov a zariadení

Práca na diaľku znamená mobilitu. Mobilita však prináša bezpečnostné riziká – nielen pre vaše zariadenia, ale aj pre dôležité údaje, ktoré v nich máte uložené. Ak podnikové aplikácie (napríklad pre CRM, účtovníctvo či ľudské zdroje) hosťujete v hlavných priestoroch firmy, môžete zamestnancom umožniť prístup k týmto aplikáciám zo vzdialených počítačov, mobilných telefónov či tabletov a súčasne ponechať údaje spoločnosti na serveri. Môžete tiež umožniť prístup k obchodným aplikáciám hosťovaným v cloude v platforme Microsoft Azure. Technológia zahrnutá v systéme Windows Server 2012 R2 zjednodušuje prístup k aplikáciám z ľubovoľného miesta. Môžete sa tak spoľahnúť, že vaše citlivé údaje nie sú uložené v mobilnom zariadení, ktoré možno ľahko stratiť či ukradnúť.

Office 365 a Windows Intune našťastie obsahujú aj funkcie, pomocou ktorých môžete zariadenia spravovať na diaľku a v prípade potreby prevziať kontrolu:

  • Stratené alebo ukradnuté zariadenia môžete uzamknúť, aby ste obmedzili prístup.
  • Obnovením PIN kódu používateľa môžete po nájdení zariadenia prístup znova povoliť.
  • Údaje zo zariadenia, ktoré nie je možné nájsť, môžete odstrániť.

Príbeh o dvoch časových pásmach

Vaša firma sa nachádza v stredoeurópskom časovom pásme, ale väčšina vašich klientov a spolupracovníkov sa nachádza v Írsku. Pri organizovaní obchodných stretnutí už nemusíte prepočítavať hodiny. Outlook obsahuje špeciálnu funkciu, s ktorou môžete nastaviť dve časové pásma naraz. Funkciu zapnete tak, že prejdete na tieto položky: Možnosti – Kalendár – Časové pásma – Zobraziť druhé časové pásmo.

Skype v úlohe bezpečnostného systému

Máte pocit, že neustále pracujete na cestách? Automatické prijímanie hovorov v programe Skype umožňuje, aby ste kdekoľvek na svete vedeli aj zo svojho prenosného počítača jednoducho sledovať dianie vo firme. Automatické prijímanie hovorov využijete vždy, keď si potrebujete na diaľku pozrieť určité vzdialené miesto. Môžete sa napríklad prihlásiť na diaľku a schváliť nový výklad predajne. Alebo môžete odhaliť autora grafitu na priečelí vášho obchodu. Možnosti sú neobmedzené. Stačí vám len prenosný počítač, Skype a webová kamera.

 

Fantastická neviditeľná pracovná sila

Sú usilovní. Sú flexibilní. A pracujú kdekoľvek. Sú to vaši skvelí virtuálni pracovníci. Aj keď vy a váš tím nepracujete v tej istej miestnosti (alebo časovom pásme), môžete spolupracovať tak, akoby ste sedeli za jedným stolom. Vďaka užitočným technológiám od spoločnosti Microsoft môže byť váš vzdialený tím nielen trocha viditeľnejší, ale aj úplne neprekonateľný.

Riadenie virtuálneho tímu pracovníkov

Práca na diaľku už nie je žiadna novinka. Je to spôsob života. Existuje vysoká pravdepodobnosť, že chod vašej firmy udržuje veľká skupina pracovníkov s najrôznejšími zvykmi, zručnosťami, potrebami – a poštovými smerovými číslami. Bez ohľadu na to, aký typ virtuálneho pracovníka ste (alebo riadite), máme nástroje, ktoré potrebujete na zvládnutie svojej práce. Vezmite si napríklad mobilného pracovníka.

InvWork_1_global

Mobilný pracovník (inými slovami cestovateľ)

Málokedy ich vidíte. Nie však preto, že nie sú lojálni. Práve naopak – sú stále na cestách (alebo medzi oblakmi), pretože získavajú pre firmu nových zákazníkov, partnerov, obchody a nápady. Hľadajú nové príležitosti a nezastaví ich žiadne časové pásmo.

InvWork_2_global

Nástroje:

Aplikácia Lync Mobile: Zorganizujte online stretnutie cez smartfón alebo tablet bez ohľadu na to, kde sa účastníci nachádzajú.

Mapy Bing v programe Outlook: Vďaka mape, ktorá sa automaticky zobrazí v e-maile, sa už nikdy cestou na stretnutie nestratíte.

OneDrive for Business: V službách Office 365 cestujú vaše dokumenty spolu s vami. Kdekoľvek ste, stačí sa prihlásiť a svoje dokumenty máte u seba.

Váš podnik môže byť všade tam, kde ste vy

Koncept „fyzickej kancelárie“ ako centra produktivity malého podniku rýchlo ustupuje „mobilnej kancelárii“, ktorá spája zamestnancov, kdekoľvek sa práve nachádzajú.

Súčasné trendy v podnikaní prajú tým, ktorí sú svižní a schopní ľahko sa prispôsobiť spoluprácou na cestách, rýchlym zdieľaním nápadov a predvídaním potrieb zákazníkov. Vďaka webovému softvéru pre počítačové aj mobilné platformy si dnes aj malé podniky môžu vytvoriť takéto dynamické pracovné prostredie. Webový softvér je známy pod názvom cloudové služby alebo skrátene cloud.

Malé firmy dnes majú prístup k IT riešeniam, ktoré boli v minulosti dostupné len pre veľké podniky. Môžu preto súťažiť aj s väčšími hráčmi a zvyšovať svoju konkurencieschopnosť v príslušnom odvetví. Využitím týchto webových a mobilných riešení môžu vlastníci riadiť fungovanie svojho malého podniku odkiaľkoľvek.

Zbavte sa potreby fyzickej kancelárie

Rozbiehanie nového podniku je náročné. Mnoho majiteľov malých podnikov nemá kapitál na prenájom kancelárskych priestorov alebo zamestnávajú priateľov a ľudí, ktorí žijú v inom meste. Moderné cloudové technológie zjednocujú tímy a zbavujú ich potreby fyzickej kancelárie.

telecommutors

Pracujte tam, kde vám to vyhovuje

Vďaka cloudovým službám môžu zamestnanci nastaviť zdieľanie priečinka z mobilného zariadenia hoci aj v autobuse, vytvoriť novú tabuľku v tablete počas obeda, prevziať prezentáciu zo zdieľanej jednotky spoločnosti a upraviť ju z kamarátovho počítača či naplánovať stretnutie tímu z domáceho počítača. Dokonca môžete k dôležitým obchodným aplikáciám, ako je personálny alebo účtovnícky softvér, bezpečne pristupovať aj na cestách pomocou platformy Microsoft Azure.

Office 365 možno nainštalovať až na piatich zariadeniach. Aj pracovníci malých podnikov tak môžu v mobilnom zariadení, tablete, prenosnom počítači alebo stolnom počítači nielen čítať dokumenty, ale využívať množstvo ďalších funkcií balíka Office vždy a všade tam, kde sa potrebujú venovať práci.

Vždy aktuálne

Implementácia cloudových služieb umožňuje viacerým členom tímu naraz pracovať na dokumente pomocou aplikácií Office Web Apps. Vykonané zmeny sa špeciálnym spôsobom zobrazia všetkým, ktorí pracujú na dokumente.

Ušetrí sa tým čas a minimalizujú sa problémy s verziami, pretože každý môže v rovnakom čase pracovať na dokončení projektu. Keďže sú dokumenty uložené v cloude, kde k nim zamestnanci môžu získať prístup z ľubovoľného miesta s pripojením na internet, môžu si tiež stiahnuť najnovšiu verziu dokumentu.

Okamžitý prístup k dokumentom odkiaľkoľvek

Či už ste v kancelárii, na letisku, na stretnutí s klientom, alebo si chcete najnovšie zmeny v prezentácii pozrieť doma, prístup k najnovším dokumentom umožňuje vášmu malému podniku zvyšovať produktivitu. Office 365 funguje bezproblémovo s úložiskom OneDrive for Business, malé podniky tak môžu získať prístup k potrebnému obsahu kedykoľvek, kdekoľvek, prakticky z ľubovoľného zariadenia s mobilným alebo internetovým pripojením.

Rýchly prístup k spolupracovníkom

Tímy malých podnikov môžu pracovať tvárou v tvár, aj keď sú ich členovia fyzicky vzdialení stovky kilometrov. Či už používajú zdieľaný kalendár, posielajú stručnú aktualizáciu cez okamžité správy, alebo sa zúčastňujú videokonferencie cez mobil, tablet alebo stolný počítač, Office 365 zjednodušuje ich spoluprácu v reálnom čase, ako aj spojenie s ostatnými. Je to ako byť v tej istej kancelárii bez ohľadu na to, ako sú navzájom ďaleko.

Vďaka cloudovým službám ako Office 365 majú malé podniky k dispozícii nástroje na spoluprácu, ktoré boli doposiaľ výsadou veľkých podnikov. Pre malé podniky je to nesmierna výhoda, pretože tak môžu úspešne obstáť v dnešnom vysoko konkurenčnom a rýchlo sa meniacom prostredí.